靈活彈性的辦公模式已漸趨普及，共享辦公室主要以彈性租期、完善配套與成本效益，吸引眾多初創企業、自僱人士及自由工作者的垂青。然而，在這種營運模式下，共享辦公室卻面臨如何保障財產安全及人流管控的兩大隱形挑戰。故此，一套兼顧安全、效率與體驗的整合性智能管理系統，已成營運共享辦公室所需的核心基礎。

智能門禁助您一碼掌控出入

為實現高效且安全的人流管控，在入口、會議室及專屬辦公空間安裝二維碼 (QR Code) 認證的智能門禁系統正是解決上述挑戰的第一道關鍵。當使用者收到專屬的 QR Code 後，便能隨即掃碼進入共享辦公室，從預約付款到實際進場均無需等待，並支援24小時營運及彈性工時需求。QR Code 亦可與設計簡約的自動趟門 (Automatic Sliding Door) 整合，只要掃描二維碼並認證成功即自動開門，既貼合環境美學亦提供無接觸的流暢通行體驗。此外，若配合出入管理平台，管理人員更能遠端監控出入紀錄與更改人員進出權限，如提供時效性的 QR Code讓清潔人員或維修技工只能出入特定區域以增強安全性，同時實現安全與效率的雙重提升。

CCTV突破保安人手限制

在人力精簡的共享辦公室中，較少有駐場工作人員，因此 CCTV系統能提供至關重要的保安作用。為全面保障共享辦公室，系統常設置於出入口、會議室、走廊、茶水間、IT 機房和儲物間等區域。CCTV系統透過深度學習演算法 (Deep Learning) 能分析可疑行為，如出現物品遭遺留、物品被移動、在出入口或敏感區域反覆徘徊，系統會立即向管理人員發送通知及觸發警報，讓管理人員盡快介入以保護資產及敏感資料⁣。另外，CCTV系統可AI分析使用者行為動線，有助管理人員了解使用者對辦公室的使用情況，例如區域空置状況、打印區域的人流量、路徑存在路障等。這些實質數據有助日後改善座位配置和設施佈置，使每吋空間也用得其所。當中所有影像數據均透過雲端平台 (Cloud Platform) 集中儲存與管理，24/7 全天候持續錄影及上傳至雲端，使管理人員可隨時隨地遙距監控共享辦公室的即時狀況、查看過往影像，甚至同步監測多個辦公室，實現跨地域的集中化、高效率安防管理。此外，若發生竊盜、火災或設備受損便會擔心影像遺失，管理人員便能從雲端查閱。

築起IT網絡安全防線

除安裝以上保安系統外，IT服務更是提升共享辦公室價值與安全性的核心，當中穩定、高速的網路環境是共享辦公室的一大亮點，網絡佈線 （IT Cabling）便能滿足辦公室對網路的高度需求，也確保所有保安系統順利接軌至雲端平台進行中央管理。管理人員能於應用程式或管理介面上，持續監控所有系統狀況、同步數據、統一檢視報表，並即時接收異常警示，全面掌握共享辦公室狀態，使管理人員精簡有效地營運辦公空間。IT服務亦支援建構企業級防火牆與虛擬專用網路 (VPN)，嚴密保護共享網絡，防止個別設備成為黑客入侵的缺口，確保所有使用者的商業通訊與數據傳輸均在加密環境中進行，保障使用者資料及保安系統不被盜取、設備中毒，建構一道隱形卻堅固的數位防護網，打造安心可靠的共享辦公空間。

全面升級智能辦公體驗

在打造安防系統的同時，共享辦公室應用先進科技設備更能直接提升服務價值與營運效率。共享辦公室不只是單單提供辦公場地，完善的配套更包含影音系統 (AV Solution) 及平板電腦，讓使用者高效投入辦公。會議室內配備影音系統能整合無線投影、4K高清視訊、專業麥克風與控制台，亦支援AI取景及語音追蹤技術。在消除聲音模糊或語音重疊的問題同時，根據聲音位置自動切換畫面及聚焦於發言者上，促成順暢的會議體驗。除會議室外，影音系統可延伸應用於公共休息區、多用途活動室，打造「隨插即用」的協作環境。

在共享辦公室內，公共區域的當眼位置需顯示共享辦公室規則、注意事項、WiFi密碼等資訊，讓使用者容易注意所需事項。而具雲端監控功能的LED數碼顯示屏，便能遙距管理各區顯示屏、隨時發布或更改顯示內容，確保資訊能即時傳遞且減輕管理人員的負擔。

共享辦公室是主打便利的自助服務，但難免出現使用者需協助的情況，智能機械人便能擔當前檯助手，提供基本查詢對答、問候及顯示資訊內容，有效分擔非辦公時段或人手短缺時的服務壓力。而智能機械人不只具備迎賓互動與查詢功能，更擁有自動定位和導航，可於訪客完成自助登記後，執行引領使用者前往指定位置，甚或使用者透過發送列印任務後，智能機械人可自動導航至打印機收取文件並送達指定工位，展現其智能形象。

智能保安系統把安全管理、用戶體驗與數據驅動決策融合，不僅能應對開放式管理的核心難題，更能塑造高效、安全的智能共享辦公室，成為在激烈市場中脫穎而出的關鍵投資。如對以上產品及服務感興趣，歡迎透過電郵 enquiry@ensecsolutions.com 或致電 (852) 2343 6884 聯絡我們，來獲取更多產品資訊。